¡Doctor, doctor!, ¡necesito ayuda!. Desde
hace más de un año mi vida es
una auténtica pesadilla. Actualmente
desempeño un cargo directivo en mi
empresa y, necesariamente, debo llevar
una organización rigurosa de mi
trabajo. Vengo utilizando un sistema
de gestión del tiempo desde que me
promocionaron, hace algo más de un
año y, para que le voy a engañar, de
algo me sirve... pero claro, nunca acabo
de hacer todas las tareas que me
propongo al día. El caso es que esta
situación me crea estrés y me pongo
“de uñas”. ¡Vale, vale! Ya sé qué me
va a decir, que no tengo por qué hacer
todo, que para eso tengo a colaboradores
que pueden echarme una mano...
pero, ¿por dónde empiezo?, ¿qué
hago primero? Por favor, ayúdeme.
Espero una receta eficaz que me ayude
a resolver este problema.
¿Cómo se gestiona el tiempo? Es decir, ¿cómo se gestiona algo que no puede almacenarse, que es inexorable, que no se detiene? Ciertamente, ¡no se puede! Lo que sí se puede gestionar son las acciones, las cosas que hacemos en el tiempo.
Pero, si hay personas que mantienen más de cincuenta contactos diarios (teléfono, correo electrónico, etc), ¿es posible gestionarlos todos?, ¿es necesario? Pues sí, sería posible, pero no, no es necesario hacerlo. Sólo se necesita gestionar lo importante.
Y... ¿qué es lo importante? Tener claro este concepto es media piedra angular de la Gestión del Tiempo. Lo importante es lo que nos lleva a los resultados. Es decir, a la consecución del objetivo. En definitiva, lo importante es todo aquello que no es delegable, aquello que sólo nosotros podemos hacer.
Aplicando la ley 20/80 o ley de Pareto, descubriremos que, de todas las tareas
que tenemos que hacer en un día, aproximadamente un 20% de las mismas supone el 80% del resultado. Ya tenemos la respuesta. ¡Esas son las tareas importantes! Así, pues, si tenemos que realizar diez tareas durante el día, mejor empezar por esas dos o tres que nos van a reportar el 80% del resultado. Y si tenemos que dejar sin hacer alguna de ellas, que sean la décima, la novena y/o la octava menos importantes.
Finalmente, la última pregunta que nos viene a la cabeza es... ¿lo urgente es siempre importante? No siempre. Habrá cosas urgentes (que hay que hacer ya) que puede hacerlas otra persona. Por lo tanto, estas tareas debemos delegarlas. Que las haga otro. Nosotros debemos actuar sobre lo que, siendo importante, aún no es urgente. De esta
forma evitaremos que eso que es importante se convierta, además, en urgente (crisis).
Desde luego, lo que no debemos hacer -de momento- es aquello que es poco importante y poco urgente. En el gráfico adjunto lo veremos más claro:
Por tanto, daremos prioridad absoluta a aquellas acciones que nos conduzcan a nuestros objetivos (las que conducen a resultados), a compromisos inaplazables y a tareas obligatorias que tenemos que hacer por presión externa y que sólo nosotros podemos hacer.
Dejaremos en segundo lugar a aquellos asuntos que sean prescindibles, así como temas de bajo nivel de importancia/ urgencia, que si nos lo puede hacer otra persona, mucho mejor.
